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什么是以知识管理为核心的办公自动化系统

归档日期:07-23       文本归类:知识利用系统      文章编辑:爱尚语录

  办公自动化是用先进的计算机技术,尽可能充分地利用信息资源,提高生产、工作效率和质量,辅助决策,获得更好的经济效益:一般来说,一个较完整的办公自动化系统,应当包括信息采集、信息加工、信息传输和信息保存4个环节。[1]

  办公自动化一般可分为事务型、管理型、决策型3个层次。事务型为基础层,包括文字处理、个人口程管理,行文管理、邮件处理、人事管理、资源管理及其他有关机关行政事务处理等;管理型为中间层,包含事务型,是支持各种办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统;决策型为最高层,是上述系统的再结合,它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础,又以其白有的决策模型为支持,具有决策或辅助决策功能。

  多媒体技术在办公自动化中的应用非常广泛。采用系统综合设备,如计算机局域网,广域网、图像处理专用系统、语音传真、秘书系统、多功能多媒体工作站,综合业务数;芒网等,实现办公一体化,综合处理语音、数据、文字、图像等,使系统有机地集成起来,呵使办公业务更加现代化,多媒体技术的出现,极大地改善厂人—机交互界面,提供各种灵活方便的输人手段,使得汁算机使用起来更加简单?其中,电视会议系统实现厂通过汁算机网络进行面对面的交谈,满足人们在办公室召开实时会议的需求;各种多媒体数据的存储和查询打破了单一的文本信息存储的局面,提供丰富生动的信息表达方式,人们能够方便地进行各种图、文、声并茂的信息处理;各种光笔、扫描、录音等多媒体输入方式简化厂信息输入汁算机的难度,H使办公自动化系统中包含多样化的信息,使信息处理更为丰富,乍动,也将提高办公自动化信息处理的应用范围和价值。

  从信息系统的发展来看,随着计算机技术的进步,其功能、应用领域和概念外延不断衍生、扩大与提高,办公自动化系统已经历了3个发展阶段。

  第一代办公自动化是以数据处理为中心的传统MIS:其最大特点是基于传统的关系型数据库的应用,以结构化数据为存储和处理对象,强调对数据的计算和统计能力,采用的是字符型界面。其不足是客户机负担过重,管理、维护及培训费用较高,无法在企业局域网商建立统—的集成办公平台,而且系统自适应能力差,只局限于内部信息的管理等+第二代办公自动化是以工作流为中心的办公自动化系统,它彻底改变厂早期办公闩动化的不足之处。办公应用系统的主要任务是企业内部各种消息(办公信息、文件及函件等)的发布与传递,工作流的管理,档案资料的管理,也砥担与信息服务系统进行双向信息交互的任务。它涉及的技术包括协同工作、文档数据库与压缩、工作流管理,安全控制、多媒体及视频会议等内容。通过该系统,用户可以采用全双向及多媒体形式获取和发布信息,通过与Internet的互连,实现办公活动不受时间和空间的限制,从而提高企业运行的效率和质量。与第一代办公自动化相比,第二代办公自动化系统有3个显著特点:以网络为基础,强调协同工作,把工作流作为实现业务自动化的技术手段;

  在实际工作中,网络给人们带来更高的信息共享的需求,使得企业越来越需要更多、更广‘的外界信息和企业内部知识的积累,它们之间的不断交互与碰撞让知识获得再生和增值。因此,办公自动化小应只是人际办公的计算机化,而要融人新的管理方式,融知识管理于办公自动化中,为领导层、办公室、人力资源部门及业务部门提供全新、高效的工作模式,在这样的背景和需求下,第三代办公自动化应运而生。

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